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Bureautique: équipements et logiciels dernier cri dopent la productivité

Edition Number: 
1270
bureautique
Le volume de papier utilisé et les coûts d’impression représentent environ 2 % des dépenses administratives
From Date: 
Mercredi 25 Janvier 2017
To Date: 
Mardi 31 Janvier 2017

La bureautique se réinvente. On retrouve sur le marché des produits et logiciels sophistiqués connectés qui redéfinissent la façon de travailler des entreprises, tout en améliorant leur efficience.

Le bureau n’est plus un espace de travail statique.  Aujourd’hui, les appareils et logiciels bureautiques redessinent à l’infini la façon de travailler. Comment les évolutions dans l’offre d’outils bureautiques sont-elles en train de redessiner la communication, l’efficience et la productivité au bureau ? Ces outils sont-ils à la portée des entreprises de toutes tailles pour les assister dans le processus d’automatisation de leurs activités ? Autant de questions auxquelles répondent les opérateurs engagés dans ce segment d’activités.

L’outil bureautique se décline sous forme de périphériques informatiques, d’appareils de transmission de la communication et de logiciels. Il est utilisé pour créer, traiter, recueillir, sauvegarder et transmettre du contenu et des données utiles à la réalisation d’activités de base. Imprimantes multifonctions intelligentes, tableaux tactiles et interactifs, services de cloud, modèles de PABX et projecteurs figurent parmi les innovations en matière d’offres bureautiques qui permettent l’automatisation des activités de bureau. Révolutionnent-elles la façon de travailler en améliorant la communication et la collaboration, l’efficience et la productivité ? Oui, répond Bernard Boissézon, Senior Sales Executive à Redline. «Les machines bureautiques viennent avec des technologies avancées qui permettent d’avoir un contrôle sur les impressions, la prévention de gaspillages. À la fin de la journée, on peut savoir qui imprime quoi grâce aux solutions de gestion d’impression non intégrées que Redline propose en complément de ses marques d’imprimantes Sharp et Toshiba. Les solutions sont là et il faut sensibiliser les acquéreurs», fait-il ressortir.

 

Gaspillage de papier : gérer les coûts 

Des études ont démontré que le volume de papier utilisé et les coûts d’impression représentent environ 2 % des dépenses administratives, souligne Zayna Parouty, responsable de marketing de Redline. Les services de Redline sont de plus en plus sollicités par les entreprises qui veulent qu’on les assiste pour mieux gérer les coûts opérationnels associés au gaspillage du papier, aux impressions inutiles et à l’utilisation de l’encre.

L’utilisation d’appareils hautement sophistiqués réduit la distance entre les entreprises et leurs partenaires, redéfinit  leurs liens, et transforme les métiers. Désormais, le poste de travail est devenu un espace ultra connecté et mobile, simplifiant le travail et améliorant la collaboration avec les collègues et les partenaires en affaires, élevant la capacité et la vitesse de réactivité, réduisant les coûts et les investissements dans les systèmes de communication, d’échanges, et de transfert d’information, et permettant aux entreprises ou gens d’affaires d’être régulièrement actualisés sur le marché et leurs compétiteurs.

Les avantages qui résultent de l’utilisation des logiciels bureautiques de la nouvelle génération sont multidimensionnels, rappelle Saheel Khoyratty, Cloud Solutions Specialist à Microsoft océan Indien : «L’adoption de ces outils offre certainement l’opportunité de révolutionner la façon de travailler, mais cela ne peut se faire sans que la culture de l’entreprise ne s’y prête. Nous avons vu des sociétés locales où ce changement s’est fait avec succès. Il y a, par exemple, des compagnies qui, grâce au cloud, permettent à leurs employés de travailler de n’importe où, augmentant ainsi leur efficience et leur productivité. Par ricochet, les commerciaux, par exemple, ont de moins en moins besoin de venir au bureau. Ils passent ainsi plus de temps avec leurs clients et peuvent ren-trer chez eux plus tôt ou sortir plus tard, ce qui contribue à leur bien-être personnel et familial».

Est-ce que toutes les entreprises privées et publiques ont adopté ces outils appelés à améliorer l’efficience, la productivité et la communication ? Il est difficile d’imaginer une entreprise en 2017 qui n’utilise aucun de ces outils, répond Saheel Khoyratty. «Que ce soit à travers un smartphone ou un ordinateur, toutes les sociétés ont au minimum une adresse email. La question est savoir comment elles les utilisent et surtout comment ces outils sont gérés pour vraiment améliorer l’efficience tout en assurant la sécurité des données. Nous voyons encore des entreprises où les employés ne peuvent accéder à leurs courriels ou à leurs documents s’ils ne sont pas physiquement au bureau ou même des organisations où les employés utilisent leurs adresses email personnelles pour des activités professionnelles. Dans le premier cas, cela pose un problème sérieux en termes d’efficience et de productivité, et dans le second exemple, il y a un vrai problème de sécurité. Néanmoins, de nombreuses entreprises optent pour les services cloud comme Office 365 grâce auxquelles elles peuvent offrir à leurs employés les derniers outils de productivité, de communication et de collaboration avec un maximum de sécurité pour l’entreprise et à un moindre coût», ajoute Saheel Khoyratty.

Le Senior Sales Executive de Redline abonde dans le même sens. La majeure partie des entreprises privées et publiques sont favorables à l’usage des outils bureautiques, estime-t-il. De même, le secteur public est en marche pour migrer totalement vers l’e-system.

Par ailleurs, grâce au cloud, des outils qui étaient depuis des années réservés aux grandes entreprises sont maintenant accessibles à tous. L’un des avantages des services cloud, tels qu’Office 365, Microsoft Azure et Dynamics 365, c’est qu’ils sont accessibles aux entreprises de toutes tailles. Ce type de produit est facturé à la consommation et ne nécessite pasde gros investissements, devenant ainsi un coût d’opération qui permet à l’entreprise d’évoluer. Les entreprises sont convaincues du moment qu’elles comprennent comment ces technologies peuvent apporter une plus grande autonomie à leurs équipes et libérer des ressources qui étaient auparavant uniquement dédiées à la gestion de leur système informatique. Et cela, sans avoir à investir sur des périodes de trois à cinq ans dans des technologies qui deviendront bientôt obsolètes.

Joanna Seenayen
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